Procedura
Informacja dla sygnalistów - umieszczana na stronach BIP (na podstawie art. 48 ust. 1 pkt 1-5 ustawy o ochronie sygnalistów)
Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń sygnalizacyjnych i działań następczych
§1. Dane kontaktowe do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia pisemnego na adres Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Słupsku ul. Jana Pawła II 1, 76 – 200 w Słupsk; z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne – nie otwierać do rak własnych prezesa / wiceprezesa”.
- Zgłoszenia anonimowe (bez podpisu i wskazania danych kontaktowych zgłaszającego) nie są przyjmowane i rozpatrywane.
- Dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem innych kanałów niż wskazany przez Kolegium nie jest dopuszczalne i nie podlega ochronie w zakresie w jakim nie jest możliwe zapewnienie zgłaszającemu (sygnaliście) poufności.
- W przypadku wątpliwości o sposobie dokonywania sygnalizacji (zgłoszeń) możliwe jest telefoniczne uzyskanie informacji z osobą wyznaczoną do koordynacji działań Kolegium w zakresie objętym niniejszą procedurą.
- Osoba wnosząca zgłoszenie zewnętrzne winna postępować zgodnie z niniejszą procedurą.
- Zachęca się do dokonywana zgłoszeń zewnętrznych w pierwsze jej kolejności do Rzecznika Praw Obywatelskich.
§ 2. Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych
- Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych określa zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz załatwiania sygnalizacji zewnętrznych (zgłoszeń zewnętrznych) dotyczących naruszenia prawa, (tj. działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa i procedur obowiązujących w Kolegium), jak też procedurę podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
- Przyjęty i wdrożony proces składania i przyjmowania zgłoszeń umożliwia sygnalistom ich dokonywanie w sposób zapewniających im ochronę przed działaniami odwetowymi, które mogą być następstwem zgłoszenia. Zgłoszenie zewnętrzne może mieć charakter:
- jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
- poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie ujawnia swoich danych.
- Zgłoszenia podlegające procedurze zgłoszenia zewnętrznego podlegają odrębnej rejestracji.
- Zakazuje się ujawniania tożsamości sygnalisty wbrew przepisom oraz prowadzenia wobec niego działań odwetowych na zasadach i w granicach wynikających z przepisów ww. ustawy.
- Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze (tj. odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie) są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, dając sygnaliście gwarancję pozostania anonimowym i gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.
- W toku procedury biorą udział osoby wyznaczone przez Prezesa Kolegium, pełniące funkcje:
- Wiceprezes Kolegium pod nieobecność Prezesa Kolegium;
- koordynator do działań w zakresie objętym procedurą - Kierownikowi Biura Kolegium,
- pracownik ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom wyznaczony przez Prezesa Kolegium.
§ 3. Treść zgłoszenia
Zgłoszenie powinno zawierać, co najmniej następujące informacje:
1. wskazanie, czy sygnalizacja jest jawna, czy poufna;
2. szczegółowy opis zgłoszonego naruszenia prawa;
3. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
4. dane identyfikacyjne sygnalisty;
5. dane umożliwiające kontakt, jeżeli sygnalista chce być informowany o wynikach działań w związku z otrzymaniem zgłoszenia sygnalizacji.
§ 4. Sygnalista
- Przez sygnalistę rozumie się osobę zgłaszającą nieprawidłowość w sprawach, w których nie jest stroną ani uczestnikiem na rzecz stron lub uczestników tych postępowań.
- Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza nieprawidłowości i nie robi tego ze względu na swój własny interes prawny. Nie jest on również świadkiem w postępowaniu zainicjowanym na skutek jego zgłoszenia ani stroną postępowania administracyjnego w rozumieniu przepisów art. 28 Kpa.
- Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
- Osoby pomagające dokonać zgłoszenia korzystają z takich samych praw i ochrony, jak sygnalista.
- W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego. Zgłaszający sygnalizację w złej wierze nie podlega ochronie.
§ 5. Procedowanie zgłoszeń zewnętrznych
- Zgłoszenia zewnętrzne (zgłoszenia sygnalizacji) wpływające do Kolegium z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – nie otwierać do rak własnych prezesa / wiceprezesa” przekazywane są niezwłocznie osobom upoważnionym bez otwierania korespondencji. Na kopercie wskazuje się datę wpływu zgłoszenia zewnętrznego.
- Wyznaczony przez Prezesa pracownik ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom, bądź koordynator potwierdza sygnaliście otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia, w którym zgłoszenie zostało wniesione do Kolegium.
- W razie nieobecności pracownika ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom bądź koordynatora Prezes Kolegium albo Wiceprezes Kolegium potwierdza sygnaliście niezwłocznie otrzymanie zgłoszenia.
- Wstępna analiza zgłoszenia nie powinna trwać dłużej niż 14 dni.
- Przekroczenie terminów, o którym mowa powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach analizy zgłoszenia i jego wyjaśniania.
§ 6. Analiza zgłoszenia zewnętrznych
1. Po wniesieniu zgłoszenia do Kolegium, zgłoszenie zewnętrzne przekazywane jest wyznaczonemu pracownikowi ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom, a ten dokonuje oceny dokumentu czy i w jakim zakresie podlega ono rozpatrzeniu w ramach niniejszej procedury, bądź czy jest to inna sprawa, a w przypadku negatywnej weryfikacji pozostawiają ją bez rozpatrzenia, informując zgłaszającego (o ile pozostawił dane kontaktowe) oraz Prezesa bądź Wiceprezesa Kolegium.
2. W przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba Kolegium kontaktuje się z sygnalistą w celu przeprowadzenia wyjaśnień dot. sprecyzowania charakteru przesłanego pisma, co uzasadnia odstąpienie od obowiązujących terminów procedowania zgłoszeń (sygnalizacji).
3. Kolegium, po dokonaniu wstępnej analizy zgłoszenia:
a) jeżeli wniosek ma charakter zgłoszenia sygnalizacyjnego niezwłocznie przekazuje go do RPO;
b) jeżeli zgłoszenie nie podlega przekazaniu zostaje rozpatrzone przez Kolegium zależnie od kwalifikacji;
c) w uzasadnionych przypadkach, za zgodną zgłaszającego, nadaje zgłoszeniu inny bieg zgodnie z przepisami prawa.
§ 7 Postanowienia dodatkowe
2. Kolegium nie przeprowadza procedury rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych jeżeli:
- sygnalizacja ma charakter zgłoszenia podlegającego przekazaniu Rzecznikowi Praw Obywatelskich, z wyjątkiem badania i podstaw przekazania zgłoszenia;
- dotyczy nieprawidłowości nie objętych ustawą z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024r., poz. 926 ze zm.).
§ 8 Osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniami.
- Zgłoszeniami zewnętrznymi, które zostały przesłane bezpośrednio do RPO - zarządza RPO.
- Zgłoszeniami zewnętrznymi, które nie podlegają przekazaniu - zarządza koordynator, pracownik ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom oraz Prezes i Wiceprezes Kolegium.
§ 9. Ochrona sygnalisty, jego danych osobowych oraz zakaz działań odwetowych
1. Dane osobowe osoby, która wniosła bezpośrednio do Kolegium zgłoszenie, a po jego weryfikacji nadano mu status zgłoszenia sygnalizacyjnego i sygnalisty, podlega szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowość.
2. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie powinny być ujawniane.
3. Dla spraw zgłaszanych przez osobę, której nadano status sygnalisty tworzy się odrębny rejestr spraw.
4. Osoba, która otrzymuje zgłoszenie rejestruje wniosek jako odrębną sprawę z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów aby tym samym zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty.
5. Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych, niż te które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, nawet jeżeli nie pozwalają one na jednoznaczną identyfikację, z wyjątkiem danych
7. Osoba wnosząca zgłoszenie (jawne lub poufne) jest informowana o wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, oraz otrzymuje na żądanie zaświadczenie potwierdzające ochronę przysługującą sygnaliście. Zaświadczenie potwierdzające objęcie ochroną przysługującą wydaje się w terminie miesiąca od zgłoszenia żądania. Złożenie żądania o wydanie zaświadczenia następuje w sposób obowiązujący, jak wyżej, dla zgłoszenia zewnętrznego.
8. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad regulaminu, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika z pracodawcą, a także rodzić odpowiedzialność przewidzianą na gruncie powszechnie obowiązującego prawa.
9. Za ochronę osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności, gdy nastąpiło ujawnienie jej tożsamości odpowiada pracownik ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom i Prezes Kolegium, którzy są zobowiązani reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z osobą sygnalisty i dokonanym zgłoszeniem.
10. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, który doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić Prezesa Kolegium i pracownika ds. przeciwdziałania nieprawidłowościom o zaistniałej sytuacji. Jeżeli analiza zgłoszenia potwierdzi jego zasadność, podejmuje się odpowiednie działania, mające na celu ochronę sygnalisty.
§ 10 Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
Tel. Centrali: (22) 55 17 1700
Fax. (22) 8277 64 53
E – mail: biurorzecznika@brpo.bov.pl
Wszelkie pytania proszę kierować do koordynatora w Kolegium:
Joanna Milewska nr tel. 59 848 34 74
